Senden an den Bezirksverteiler

Die Art, wie Nachrichten an den Bezirksverteiler versendet werden, hat sich mit einem neuen Server geändert. Auch um das Team zu entlasten, damit sie nicht jede Email weiterleiten und mit einem einleitenden Text versehen müssen, muss jetzt jeder die Emails selbst an den Verteiler schicken.
Natürlich könnte dieses Verfahren zu jeder Menge unerwünschten Emails und Spam führen, daher werden die Emails nicht direkt verteilt, sondern zur Prüfung zurückgehalten. Wenn die Email die u.a. Kriterien erfüllt, gibt das Team sie frei und die Email wird an alle verteilt, wenn nicht, wird die Email abgelehnt und der Absender enthält eine entsprechende Rückmeldung.

Ablauf

  1. Versenden der Email
    Die zu verteilende Nachricht ist als übliche Email an die Adresse info-ls@judo.bohrs.net zu senden.
  2. Nachricht über Eingang und Prüfung
    Unmittelbar nach Eingang der Email im System, wird eine Antwort wie im folgenden Beispiel an den Absender geschickt und das Team darüber informiert, dass eine Email zur Prüfung eingegangen ist und bearbeitet werden muss.

    Die Nachricht an test@judo.bohrs.net wurde zurückgehalten und wird geprüft, ob sie den folgenden Kriterien entspricht:

    - Bezug zum Judo und relevant für die Vereine des Bezirks Lüneburg/Stade
    - Absender erkennbar und Kontaktdaten des Absenders erkennbar (z.B. eine Signatur vorhanden)
    - Wurde der Datenschutz eingehalten, z.B. bei Weiterleitungen alle fremden Emailadressen entfernt

    Diese Nachricht wird entsprechend geprüft und entweder freigegeben und verteilt oder mit einer entsprechenden Nachricht an den Absender abgelehnt.

  3. Verteilen oder Ablehnen der Email
    Wenn die Email den u.a. Kriterien entspricht, wird sie freigegeben und an den Verteiler versendet, hier erfolgt keine Nachricht an den Absender.
    Wenn die Nachricht nicht den Kriterien entspricht, kann das Team keine Änderungen vornehmen, sie wird dann mit einer entsprechenden Nachricht abgelehnt und muss nach der Korrektur erneut gesendet werden.

Kriterien

Relevanz

Eine Nachricht, die an den Bezirksverteiler gesendet werden soll, muss relevant für den Kreis der Empfänger sein. Die Informationen müssen also mit dem Judosport zu tun haben, müssen alle Vereine des Bezirks Lüneburg/Stade interessieren und dürfen keine kommerzielle Werbung oder Spam sein. Das können beispielsweise sein:

  • Ausschreibungen oder Einladungen zu Turnieren jeglicher Ebenen auf denen Judoka aus dem Bezirk Lüneburg/Stade teilnahmeberechtigt sind
  • Ausschreibungen oder Einladungen zu Lehrgängen, Fortbildungen, etc. auf denen Judoka aus dem Bezirk Lüneburg/Stade teilnahmeberechtigt sind
  • Ausschreibungen oder Einladungen zu Trainings, Randoris o.ä. Veranstaltungen auf denen Judoka aus dem Bezirk Lüneburg/Stade teilnahmeberechtigt sind
  • Jegliche Änderungen, Absagen oder zusätzliche Informationen zu den oben genannten Veranstaltungen
  • Informationen zu allen oben genannten Themen, wenn die Judoka des Bezirks Lüneburg/Stade nicht teilnahmeberechtigt sind, aber als Zuschauer willkommen sind oder als Unterstützer oder Helfer benötigt werden

Absender erkennbar

Wenn man selbst der ursprüngliche Absender einer Email ist und damit für jeden Empfänger erkennbar ist, wer sie an den Verteiler geschickt hat und an wen man sich für Fragen wenden kann, muss aus dem Text der Email hervorgehen, wer der Absender ist, hier empfiehlt es sich eine kleine Signatur an die Email an zu hängen:
Vorname Nachname
Email: empfaenger@domain.tld
Telefon: 04321 1234567

Gerade bei weitergeleiteten (oder mehrfach weitergeleiteten) Emails ist nicht immer klar, an wen man sich für Fragen wenden kann, hier sollte in einem Satz im Text der Email klar gestellt werden an wen man sich wenden kann.

Für Fragen und weitere Informationen wendet euch bitte an Vorname Nachname (emailadresse@domain.tld).

Wenn es mit dem ursprünglichen Absender abgesprochen ist, kann man zusätzlich in seinem Emailprogramm die Einstellung "Antwort an" auf die Adresse des ursprünglichen Absenders setzen, dann werden Antworten direkt an diesen geschickt.

Datenschutz

Falls Nachrichten personenbezogene Daten enthalten, gilt der Versand an diesen Verteiler als "Weitergabe an Dritte", jeder Absender ist selbst dafür verantwortlich, dass alle Vorschriften der DSGVO eingehalten werden und die rechtlichen Grundlagen (z.B. Einwilligung) vorhanden sind.

Besonders bei weitergeleiteten Nachrichten ist darauf zu achten, dass keine personenbezogenen Daten Unbeteiligter verbreitet werden. Bei einigen Emailprogrammen werden die Emailadressen aller Empfänger irgendwo im Text aufgelistet, oder die Namen und Emailadressen von Personen stehen in den Informationen der Weiterleitungen, diese müssen zwingend entfernt werden, da nicht davon aus zu gehen ist, dass alle die Einwilligung zur Weitergabe erteilt haben.